Estrutura Analítica de Projecto

Qualquer projecto começa com uma necessidade, oportunidade ou obrigação legislativa. Este é o pressuposto base para se iniciar um projecto, mas como definimos o que é necessário fazer? Esta é uma pergunta com uma resposta complexa e ao mesmo tempo simples, olhem para o Work Breakdown Structure (WBS).

O WBS apresenta de forma clara, em blocos de trabalho, a estrutura do projecto. Estes podem estar organizados na forma de entregas do projecto das fases de projecto, estas são duas das formas de se abordar o WBS, no entanto o correcto deve ser uma visão das entregas.

A forma de representação pode assumir múltiplas representações gráficas, desde uma listagem hierárquica ate um gráfico de GANTT, acredito que o WBS inicial de um projecto deve ser apresentado com uma arvore hierárquica dividida por níveis, consoante a complexidade do projecto vamos tendo mais níveis, mas inicialmente não é aconselhável passar de três níveis.

Cada bloco de trabalho deve ter  ter a sua precedência bem definida, dentro do seu ramo hierárquico, responsabilidades e responsáveis.

O WBS é uma ferramenta que permite iniciar a estruturação de  recursos, custos e tempo de execução, permite ao grupo de trabalho ter uma visão sobre o todo o projecto e os seus impactos, melhorando assim a qualidade do projecto. Deve ser possível ao analisar um WBS compreender claramente o caminho entre o solicitado e o entregue.

Quando se esta a elaborar o WBS a pergunta frequente é o que vamos colocar como blocos de trabalho? Esta é uma pergunta que depende somente do que se quer ver espelhado, no entanto existem alguns princípios básicos e técnicas de blocos de trabalho, vamos abordar sucintamente algumas:

• Deve incluir todo o âmbito de projecto.
• 8 ou 80 – Não se deve colocar nenhum bloco com menos de 8 horas de trabalho ou mais do que 80 horas.
• 80/20 – Partimos do principio que 20% do trabalho vai fornecer 80% das entregas (não esquecer que estamos a olhar para entregas neste caso e não fases do projecto), com tal vamos representar estas actividades.
• 2 semanas- Nesta caso estamos a olhar para fases de projecto, devemos agrupar tarefas de foram a criar blocos de aproximadamente 2 semanas.
• Senso comum – Pode parecer despropositado mas se faz sentido estar no WBS, então coloquem.
• Regra de 100%- Deve ter 100% do que se pretende atingir (âmbito), cada bloco pai deve ser idêntica a soma dos blocos filhos.
• Deve ser mutuamente exclusivo – Não colocar algo duplique o trabalho para satisfazer âmbito.
• Nenhuma tarefa deve ser superior a um período de reporte – Se tem períodos de reporte de projecto mensais não podem ter tarefas com um tempo de execução que ultrapasse esse mês.

O WBS só deve ter tarefas de trabalho, não deve ter metodologia de projecto, este é um erro normal na execução de um WBS, vamos pensar que o WBS é a estrutura e a metodologia de gestão de projectos como super-estrutura invisível. Não faz falta e não serve para nada colocar no WBS as fases estruturadas de projecto, não são trabalho efectivo, são gestão.

Ao criar um WBS devemos numerar todos os blocos de forma inequívoca, isto permite compreender, não só onde cada bloco se enquadra, como também utilizar esta numeração em documentação gerada pela gestão de projecto. Exemplo se temos um bloco pai com dois blocos filhos ficamos com 1.0 para o pai e 1.1 e 1.2 para os filhos.

Uma das varias boas razões para se criar um WBS é estabelecer um mecanismo de acompanhamento e controlo do projecto. Outra das boas razões é permitir iniciar o levantamento de riscos, pressupostos e assumpções do projecto.

Assim temos - O WBS serve para se ter uma visão dos trabalhos a realizar de acordo com o que se pretende entregar, de forma estruturada, definindo responsabilidades, atribuindo custos e aferindo tempos inicias de execução, compreender os riscos pressupostos e constrangimentos iniciais e em simultâneo permitir uma visão de controlo do projecto.

Não nos podemos esquecer que o WBS é uma ferramenta que deve ser criada o mais cedo possível e deve ter uma vida que acompanhe o projecto, sendo alterado consoante a evolução do projecto, não deve ser um peso morto ou pior ser um dogma imutável.

Bons projectos

Miguel Sá Morais

O que é um projecto?

A pergunta pode parecer ao inicio despropositada, mas hoje em dia ouvimos falar por todo o lado que se esta num projecto, ou projecto X e Y. Afinal do que falamos em concreto quando se fala de um projecto.

A definição de projecto não pode ser mais simples do que:

• Algo único.
• Com um propósito.
• Elaborado ou desenvolvido dentro de um tempo definido
• Com um custo definido
• Com uma qualidade definida
• Que vá ao encontro do que o cliente solicitou.

Este descrição pode parecer algo simplista, mas a realidade mostra-mos que as explicações mais simples são as melhores.

Após esta introdução podemos nos alongar em explicações mais pormenorizadas, Deve ser neste momento que os leitores que não gostam de temas profundos desistem.

Quando falamos em algo único, contemplamos a realização não repetitiva de uma tarefa. Construção de uma fábrica automóvel é um projecto, só se realiza uma vez no tempo, os automóveis que depois saem da fábrica não são projectos, são produção, no entanto o processo de desenvolvimento de um novo modelo automóvel é um projecto, ate ao momento em que entra em produção em massa. Assim definimos algo único como não realizado anteriormente (não de forma exactamente igual) e que não se vai repetir no futuro.

O propósito de um projecto advém de uma necessidade ou oportunidade dentro da organização ou de uma imposição legislativa. O propósito deve ser bem definido e deve ser o fio condutor do projecto, se o propósito se altera o projecto altera-se ou deixa de fazer sentido. Como exemplo imaginemos que temos que alterar o sistema financeiro de uma empresa porque pela primeira vez os impostos mudaram, criamos um projecto para implantar esta alteração, mas se a meio do projecto existe uma alteração nos impostos e fica tudo na mesma, o projecto deixa de fazer sentido e como tal deve acabar.

Uma das linhas mestres de projecto é o tempo, o projecto deve ser definido no tempo. Esta linha esta em muito ligada ao propósito, se alteramos o propósito alteramos o tempo, como tal devemos alterar ao mínimo o propósito. Os projectos tem como objectivo entregar qualquer coisa numa dada data, caso esta data se altere podemos ter, ou não, impacto no custo e qualidade do que nos prometemos a entregar. O tempo define o término do projecto, não existem projectos que não acabam, coisas que não acabam não são projectos.

Todos os projectos têm um custo, é o custo que em muitos casos move o projecto. Qualquer actividade humana pode ser definida em termos de custo, e no caso dos projectos esta relacionada entre o tempo de execução e a qualidade que se pretende atingir, sem deixar de ter em vista o propósito do projecto e a satisfação do cliente. Se nos atrasamos na execução de uma tarefa podemos ter um custo por atraso ou um custo acrescido ao empregar mais recursos para colmatar a perda inicial. Todas as tarefas realizadas têm recursos humanos ou materiais, que são contabilizados no custo.

A qualidade é provavelmente a característica mais difícil de aferir em um projecto, mas a melhor definição que encontro é a capacidade de realizar o rastreio entre os requisitos levantados, que derivam do propósito do projecto com as entregas feitas ao longo do projecto mais a satisfação geral do cliente, atingido dentro do tempo e custo definido, de acordo com uma metodologia aceite.

Por ultimo a satisfação do cliente. Se existe algo difícil de aferir podemos dizer que é a satisfação de cliente. A satisfação de cliente pode ser atingida pela correcta comunicação entre a gestão de projecto e o cliente, mantendo as entregas de projecto balizados pelos requisitos. Este aspecto da gestão de projectos pode ser, para muitos, o mais difícil de gerir. As expectativas declaradas e escondidas dos clientes devem ser postas as claras o mais cedo possível de forma a, ao se realizar as entregas, as necessidades ou oportunidades são satisfeitas.

Como podem verificar, a explicação, sucinta, do que é um projecto é simples.

Bons  projectos.

Miguel Sá Morais